Informace o zpracování osobních údajů

Chráníme vaše údaje

Informace o zpracování osobních údajů

Tento dokument poskytuje základní informace o způsobu zpracování osobních údajů a o právech subjektů údajů podle platných právních předpisů v oblasti ochrany osobních údajů. Správce osobních údajů při zpracování osobních údajů postupuje v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (GDPR), zákonem č. 110/2019 Sb., pracování osobních údajů, a dalšími souvisejícími právními předpisy. Osobní údaje jsou zpracovávány pouze v rozsahu nezbytném pro splnění stanoveného účelu zpracování, výkon zákonných povinností správce, plnění úkolů prováděných ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, případně na základě jiného právního titulu stanoveného právními předpisy.

Správcem osobních údajů je:

Město Zbiroh

Masarykovo náměstí 112

338 08 Zbiroh

IČO: 00259225

(dále jen „správce“ nebo „město“)

Zásady zpracování osobních údajů

V následujících informacích se dozvíte, jakým způsobem město Zbiroh zpracovává Vaše osobní údaje, za jakými účely jsou osobní údaje zpracovávány, z jakých právních důvodů ke zpracování dochází, komu mohou být osobní údaje zpřístupněny a jaká práva Vám jako subjektu údajů v souvislosti se zpracováním osobních údajů náleží. Město Zbiroh dbá na to, aby veškeré zpracování osobních údajů probíhalo v souladu se zásadami zákonnosti, korektnosti, transparentnosti, minimalizace údajů, omezení účelu, přesnosti, integrity, důvěrnosti a odpovědnosti stanovenými čl. 5 GDPR. Současně přijímá odpovídající technická a organizační opatření k zabezpečení osobních údajů a ochraně právsubjektů údajů.

Základní zásady ochrany osobních údajů

Město Zbiroh při zpracování osobních údajů uplatňuje následující zásady:

Město se zavazuje při zpracování osobních údajů důsledně dodržovat veškeré povinnosti vyplývající z právních předpisů upravujících ochranu osobních údajů a přijímat opatření směřující k ochraně práv a oprávněných zájmů subjektů údajů v maximálním možném rozsahu.

Shromažďování a zpracování osobních údajů probíhá vždy v souladu se zásadami zákonnosti, korektnosti, transparentnosti, účelového omezení a minimalizace údajů podle čl. 5 GDPR.

Město zavádí a průběžně udržuje odpovídající technická, organizační a bezpečnostní opatření k zajištění ochrany osobních údajů před neoprávněným nebo protiprávním zpracováním, ztrátou, zničením, poškozením či neoprávněným zpřístupněním. Tato opatření jsou pravidelně přezkoumávána, vyhodnocována a podle potřeby aktualizována s ohledem na vývoj technologií, změny právních předpisů a identifikovaná rizika.

K osobním údajům mají přístup výhradně oprávněné osoby, které jsou vázány povinností mlčenlivosti a zpracovávají osobní údaje pouze v rozsahu nezbytném pro výkon svých pracovních nebo zákonných povinností. Předávání osobních údajů třetím osobám probíhá pouze v případech stanovených právními předpisy nebo na základě jiného zákonného důvodu zpracování.

Osobní údaje jsou zpracovávány pouze v rozsahu nezbytném pro naplnění konkrétního účelu zpracování a po dobu stanovenou právními předpisy, spisovým a skartačním řádem nebo po dobu nezbytnou k ochraně práv a oprávněných zájmů správce.

Město průběžně sleduje změny právních předpisů, metodických doporučení dozorových orgánů a aktuální bezpečnostní hrozby a bez zbytečného odkladu přijímá odpovídající opatření k zajištění souladu zpracování osobních údajů s těmito požadavky.

Každý případ porušení zabezpečení osobních údajů je evidován, řádně posouzen a prošetřen. Pokud porušení představuje riziko pro práva a svobody fyzických osob, město postupuje v souladu s čl. 33 GDPR a oznámí porušení Úřadu pro ochranu osobních údajů. V případech, kdy porušení představuje vysoké riziko pro práva a svobody subjektů údajů, jsou o této skutečnosti v souladu s čl. 34 GDPR informovány rovněž dotčené osoby.

Přehled zpracovávaných typů údajů a jejich zdroje

Město zpracovává osobní údaje nezbytné pro výkon své působnosti, plnění zákonných povinností a poskytování služeb veřejnosti. Jedná se zejména o identifikační údaje umožňující jednoznačnou identifikaci subjektu údajů, kontaktní údaje sloužící ke komunikaci a další údaje nezbytné pro vedení příslušných agend, správních řízení a výkon činností svěřených městu právními předpisy.

Osobní údaje jsou získávány především přímo od subjektů údajů, případně od jiných oprávněných subjektů, z informačních systémů veřejné správy, základních registrů nebo z dalších veřejných evidencí a zdrojů, pokud tak stanoví právní předpis nebo existuje jiný zákonný důvod pro jejich zpracování.

Při získávání a zpracování osobních údajů město dbá na zásadu minimalizace údajů a zpracovává pouze takové údaje, které jsou přiměřené, relevantní a omezené na nezbytný rozsah ve vztahu ke konkrétnímu účelu zpracování.

Účely zpracování

Hlavním účelem zpracování osobních údajů je výkon působnosti města a plnění právních povinností vyplývajících z právních předpisů, zejména při výkonu samostatné a přenesené působnosti, zajišťování chodu města, poskytování veřejných služeb občanům a zabezpečování dalších činností svěřených městu právními předpisy.

V odůvodněných případech město zpracovává osobní údaje rovněž za účelem informování veřejnosti o své činnosti, významných událostech a aktivitách pořádaných nebo spolupořádaných městem.

Pořizování obrazových a audiovizuálních záznamů

Město informuje, že v průběhu kulturních, společenských, sportovních a dalších veřejných akcí pořádaných nebo podporovaných městem mohou být pořizovány fotografické, zvukové nebo audiovizuální záznamy za účelem informování veřejnosti o činnosti města, dokumentace konání akce, prezentace města a vedení historické či kronikářské dokumentace.

Dále upozorňujeme, že jednání orgánů města, která jsou ze zákona veřejná, zejména zasedání zastupitelstva města, mohou být dokumentována prostřednictvím fotografických, zvukových nebo audiovizuálních záznamů v souladu s právními předpisy upravujícími činnost územních samosprávných celků a ochranou osobních údajů.

Při pořizování a zveřejňování těchto záznamů město vždy dbá na ochranu práv a oprávněných zájmů dotčených osob a postupuje v souladu s GDPR, zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, a dalšími souvisejícími právními předpisy.

Účely a právní základ pro zpracování

Právním základem pro zpracování osobních údajů je zejména plnění právních povinností, které se na město vztahují, plnění smlouvy nebo provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy, plnění úkolů prováděných ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci svěřené městu, ochrana životně důležitých zájmů subjektu údajů nebo jiné fyzické osoby, oprávněný zájem správce či třetí strany, pokud takové zpracování připouští právní předpisy, a v odůvodněných případech také souhlas subjektu údajů.

Město zpracovává osobní údaje vždy pouze na základě konkrétního právního titulu stanoveného čl. 6 GDPR, popřípadě na základě zvláštních právních předpisů upravujících výkon působnosti orgánů veřejné moci. V případech, kdy je zpracování založeno na souhlasu subjektu údajů, je tento souhlas udělován svobodně, konkrétně, informovaně a jednoznačným způsobem a může být kdykoliv odvolán, aniž by tím byla dotčena zákonnost zpracování prováděného před jeho odvoláním.

Přehled účelů zpracování a právních základů

Město zpracovává osobní údaje pouze v rozsahu nezbytném pro naplnění konkrétního účelu zpracování a vždy na základě některého z právních titulů uvedených v čl. 6 odst. 1 GDPR.

Vysvětlivky k právním základům

a) subjekt údajů udělil souhlas se zpracováním osobních údajů podle čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR

b) zpracování je nezbytné pro splnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je subjekt údajů, nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy podle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR

c) zpracování je nezbytné pro splnění právní povinnosti správce podle čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR

e) zpracování je nezbytné pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci svěřené správci podle čl. 6 odst. 1 písm. e) GDPR

f) zpracování je nezbytné pro účely oprávněných zájmů správce nebo třetí strany podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR

Výčet účelů zpracování uvedený v této tabulce představuje přehled nejvýznamnějších agend města. V jednotlivých případech může docházet ke zpracování osobních údajů také na základě dalších zvláštních právních předpisů upravujících výkon samostatné nebo přenesené působnosti města. Rozsah a způsob zpracování osobních údajů se vždy řídí konkrétní právní úpravou příslušné agendy a zásadami ochrany osobních údajů stanovenými GDPR.

Doba, po níž jsou osobní údaje zpracovávány

Doba uchovávání a zpracování osobních údajů je stanovena v souladu s platnými právními předpisy, spisovým a skartačním řádem města, uzavřenými smluvními vztahy, oprávněnými potřebami správce a účelem, pro který byly osobní údaje shromážděny. V případech, kdy je zpracování založeno na souhlasu subjektu údajů, jsou osobní údaje zpracovávány po dobu, na kterou byl souhlas udělen, případně do okamžiku jeho odvolání, není-li pro další zpracování dán jiný zákonný důvod.

Po uplynutí doby nezbytné pro naplnění účelu zpracování nebo po zániku právního důvodu ke zpracování jsou osobní údaje vymazány, anonymizovány nebo předány do archivní péče v souladu s příslušnými právními předpisy.

Jak probíhá zpracování osobních údajů

Město zpracovává osobní údaje zejména prostřednictvím svých informačních systémů, evidencí a dalších nástrojů nezbytných pro výkon veřejné správy a poskytování služeb. Při zpracování osobních údajů uplatňuje přiměřená technická a organizační opatření, jejichž cílem je zajistit odpovídající úroveň zabezpečení s ohledem na povahu, rozsah, kontext a účely zpracování i možná rizika pro práva a svobody fyzických osob.

Za účelem ochrany osobních údajů před neoprávněným nebo protiprávním zpracováním, náhodnou či protiprávní ztrátou, zničením, poškozením, změnou nebo neoprávněným zpřístupněním přijímá město soubor bezpečnostních opatření zahrnujících zejména kontrolu přístupu k údajům, řízení uživatelských oprávnění, zabezpečení informačních systémů, ochranu dat při přenosu, zálohování a pravidelné vyhodnocování účinnosti přijatých opatření.

Město průběžně monitoruje a vyhodnocuje úroveň zabezpečení zpracování osobních údajů a přijímá odpovídající opatření k předcházení bezpečnostním incidentům a minimalizaci jejich případných dopadů.

Mlčenlivost a oprávnění osob

K osobním údajům mají přístup pouze oprávněné osoby, které je potřebují ke splnění svých pracovních nebo služebních povinností. Zaměstnanci města a další osoby podílející se na zpracování osobních údajů jsou povinni zachovávat mlčenlivost o všech skutečnostech, s nimiž se při výkonu své činnosti seznámí, a to i po skončení pracovního, služebního nebo jiného obdobného vztahu k městu.

Město současně zajišťuje, aby všechny osoby oprávněné ke zpracování osobních údajů byly pravidelně seznamovány se svými povinnostmi v oblasti ochrany osobních údajů a postupovaly v souladu s platnými právními předpisy a interními pravidly správce.

ZÁZNAM O ZPRACOVÁNÍ – KAMEROVÝ SYSTÉM

Předávání osobních údajů jiným osobám

V odůvodněných případech může město za účelem zajištění řádného výkonu svých činností předávat osobní údaje třetím osobám, které pro město zajišťují vybrané služby a vystupují v postavení zpracovatelů osobních údajů ve smyslu čl. 28 GDPR.

Zpracovatelé zpracovávají osobní údaje výhradně na základě pokynů města, v rozsahu nezbytném pro plnění sjednaného účelu a na základě písemně uzavřené smlouvy o zpracování osobních údajů, která zaručuje odpovídající ochranu práv subjektů údajů a splnění všech požadavků stanovených právními předpisy v oblasti ochrany osobních údajů.

Město využívá pouze takové zpracovatele, kteří poskytují dostatečné záruky zavedení vhodných technických a organizačních opatření k zabezpečení osobních údajů a ochraně práv subjektů údajů.

Aktuální seznam zpracovatelů osobních údajů, které město využívá při výkonu svých činností, je zveřejněn na internetových stránkách města nebo je dostupný na vyžádání u správce.

Seznam zpracovatelů:

Alfa Software s.r.o.                                           IČ: 26359812

Asseco Solution a.s.                                         IČ: 64949541

Atlas Consulting spol. s.r.o.                             IČ: 46578706

Compono s.r.o.                                                 IČ: 28489837

Data Evolution s.r.o.                                         IČ: 29145643

FRP Services s.r.o.                                           IČ: 01541137

Galileo Corporatin s.r.o.                                   IČ: 25448714

Inisoft s.r.o.                                                       IČ: 25417657

Innovation One s.r.o.                                        IČ: 04734807

LANius s.r.o.                                                    IČ: 25150707

OK systém a.s.                                                  IČ: 27373665

VITA software s.r.o.                                         IČ: 61060631

Plzeňské městské dopravní podniky a.s.          IČ: 61060631

Státní oblastní archiv Rokycany                       IČ: 70979090

Wolters Kluwer ČR, a.s.                                   IČ: 63077639

GPlus s.r.o. Újezd u Sezemic                           IČ: 45537691

Dále mohou být osobní údaje předány subjektům veřejné moci a státním orgánům, pokud je to uloženo nebo umožněno právním předpisem.

Zpracování osobních údajů na základě souhlasu

V případech, kdy je právním základem zpracování osobních údajů souhlas subjektu údajů, je poskytnutí souhlasu zcela dobrovolné. Subjekt údajů se svobodně rozhoduje, zda souhlas se zpracováním svých osobních údajů udělí, případně v jakém rozsahu jej poskytne. Neudělení souhlasu nemá samo o sobě žádné nepříznivé důsledky, pokud pro zpracování osobních údajů neexistuje jiný právní důvod.

Město zpracovává osobní údaje pouze v rozsahu a za účely, pro které byl souhlas udělen, a po dobu v něm stanovenou nebo po dobu nezbytnou k naplnění daného účelu.

Subjekt údajů je oprávněn svůj souhlas kdykoli odvolat, a to stejným nebo obdobně jednoduchým způsobem, jakým byl souhlas udělen. Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování osobních údajů prováděného na základě souhlasu před jeho odvoláním.

Po odvolání souhlasu město bez zbytečného odkladu ukončí zpracování osobních údajů prováděné na základě tohoto souhlasu, ledaže je další zpracování nezbytné na základě jiného právního důvodu stanoveného právními předpisy.

Práva subjektů údajů

Právo na přístup k osobním údajům

Subjekt údajů má právo získat od města potvrzení, zda jsou jeho osobní údaje zpracovávány. Pokud jsou osobní údaje zpracovávány, má právo získat informace zejména o účelu zpracování, kategoriích dotčených osobních údajů, jejich příjemcích, době uchovávání, zdroji údajů a o právech, která mu v souvislosti se zpracováním náleží.

Subjekt údajů má rovněž právo obdržet kopii zpracovávaných osobních údajů, pokud tím nejsou nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob. Město dále poskytne informaci o tom, zda dochází k automatizovanému rozhodování nebo profilování, včetně významu a předpokládaných důsledků takového zpracování pro subjekt údajů.

Právo na opravu

Subjekt údajů má právo požadovat bez zbytečného odkladu opravu nepřesných osobních údajů, které se ho týkají. S přihlédnutím k účelům zpracování má rovněž právo požadovat doplnění neúplných osobních údajů, a to i prostřednictvím dodatečného prohlášení.

Pokud je žádost důvodná, město provede opravu nebo doplnění osobních údajů bez zbytečného odkladu.

Právo na výmaz („právo být zapomenut“)

Subjekt údajů má právo požadovat výmaz osobních údajů, pokud je splněn některý z důvodů stanovených v čl. 17 GDPR, zejména pokud:

1. osobní údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovávány;
2. subjekt údajů odvolal souhlas se zpracováním a neexistuje jiný právní důvod pro zpracování;
3. subjekt údajů vznese námitku proti zpracování a neexistují převažující oprávněné důvody pro další zpracování;
4. osobní údaje byly zpracovávány protiprávně;
5. výmaz vyžaduje právní povinnost podle práva Evropské unie nebo České republiky.

Právo na výmaz není absolutní a neuplatní se zejména tehdy, je-li další zpracování nezbytné ke splnění právní povinnosti, pro výkon veřejné moci, z důvodu veřejného zájmu nebo pro určení, výkon či obhajobu právních nároků.

Právo na omezení zpracování

Subjekt údajů má právo požadovat omezení zpracování osobních údajů v případech stanovených čl. 18 GDPR, zejména:

1. popírá-li přesnost osobních údajů, a to na dobu potřebnou k jejímu ověření;
2. je-li zpracování protiprávní a subjekt údajů odmítá výmaz osobních údajů;
3. pokud město již osobní údaje nepotřebuje pro účely zpracování, avšak subjekt údajů je požaduje pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků;
4. pokud byla vznesena námitka proti zpracování, a to po dobu posuzování oprávněnosti této námitky.

Po dobu omezení mohou být osobní údaje, s výjimkou jejich uložení, zpracovávány pouze za podmínek stanovených GDPR.

Právo vznést námitku

Subjekt údajů má právo kdykoli vznést námitku proti zpracování osobních údajů, které je založeno na plnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu, při výkonu veřejné moci nebo na oprávněných zájmech města.

V takovém případě město osobní údaje dále nezpracovává, pokud neprokáže závažné oprávněné důvody pro jejich další zpracování, které převažují nad právy a svobodami subjektu údajů, nebo pokud nejsou údaje potřebné pro určení, výkon či obhajobu právních nároků.

Právo na přenositelnost údajů

Subjekt údajů má právo získat osobní údaje, které poskytl městu, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu. Současně má právo požadovat předání těchto údajů jinému správci, je-li to technicky proveditelné.

Toto právo se uplatní pouze v případech, kdy je zpracování založeno na souhlasu subjektu údajů nebo na smlouvě a současně je prováděno automatizovanými prostředky.

Právo odvolat souhlas se zpracováním

Je-li zpracování založeno na souhlasu, má subjekt údajů právo tento souhlas kdykoli odvolat. Odvolání souhlasu nemá vliv na zákonnost zpracování provedeného před jeho odvoláním.

Právo podat stížnost u dozorového úřadu

Subjekt údajů má právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.cz, pokud se domnívá, že při zpracování jeho osobních údajů došlo k porušení právních předpisů v oblasti ochrany osobních údajů.

Úřad pro ochranu osobních údajů:

Pplk. Sochora 27

170 00 Praha 7

telefon: +420 234 665 111

Způsob uplatňování práv subjektů údajů

elektronickým podáním:

prostřednictvím elektronické podatelny se zaručeným elektronickým podpisem

mesto@zbiroh.cz

prostřednictvím datové schránky vtfbad7

osobně v kanceláři obecního úřadu obce (písemná žádost, občanský průkaz)

       Městský úřad Zbiroh

       Masarykovo nám. 112

       338 08 Zbiroh

       Úřední hodiny

        Po:    7:30 – 12:00      13:00 – 17:00  (úřední den)

Út:    7:30  - 12:00,     13:00 - 14:30                                          

St:    7:30 – 12:00      13:00 – 17:00  (úřední den)                                         

Čt:    dle telefonické domluvy               

Postup k uplatnění práv subjektů údajů

1. Přijetí žádosti
2. Identifikace žadatele
3. Vyhodnocení žádosti
4. Rozhodnutí o žádosti
5. Výkon rozhodnutí
6. Informování žadatele

Lhůta na zpracování žádosti činí 30 dní ode dne přijetí žádosti. Lhůtu lze ve výjimečných případech prodloužit až o 60 dní, zejména z důvodu komplexnosti a obtížnosti případu, o čemž musí být subjekt údajů ze strany správce údajů informován, včetně důvodu prodloužení.

Identifikační a kontaktní údaje na pověřence pro ochranu osobních údajů

Innovation One s.r.o.

IČO: 004734807

Se sídlem: Březenecká 4808, 430 04 Chomutov

Martin Došek

e-mail: martin.dosek@innone.cz

telefon: +420 774 618 251

Slovníček pojmů

Osobní údaj
Jakákoli informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě (subjektu údajů). Identifikovatelnou fyzickou osobou je osoba, kterou lze přímo či nepřímo identifikovat zejména odkazem na určitý identifikátor, například jméno, identifikační číslo, lokační údaje, síťový identifikátor nebo na jeden či více prvků specifických pro její fyzickou, fyziologickou, genetickou, psychickou, ekonomickou, kulturní nebo společenskou identitu.

Subjekt údajů
Fyzická osoba, k níž se osobní údaje vztahují a kterou lze na základě těchto údajů přímo nebo nepřímo identifikovat.

Správce
Fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt, který samostatně nebo společně s jinými určuje účely a prostředky zpracování osobních údajů a odpovídá za jejich zákonné zpracování.

Zpracovatel
Fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt, který zpracovává osobní údaje pro správce na základě jeho pokynů a uzavřené smlouvy o zpracování osobních údajů.

Zpracování osobních údajů
Jakákoli operace nebo soubor operací s osobními údaji, například shromažďování, zaznamenávání, uspořádání, ukládání, používání, vyhledávání, nahlížení, předávání, zveřejňování, omezení, výmaz nebo likvidace osobních údajů, a to bez ohledu na to, zda jsou prováděny automatizovaně či nikoli.

Účel zpracování
Jednoznačně vymezený důvod, pro který jsou osobní údaje zpracovávány. Osobní údaje mohou být zpracovávány pouze v rozsahu nezbytném pro naplnění stanoveného účelu.

Příjemce
Fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt, kterému jsou osobní údaje zpřístupněny nebo předány, bez ohledu na to, zda se jedná o třetí stranu.

Třetí strana
Fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt odlišný od subjektu údajů, správce, zpracovatele a osob přímo oprávněných zpracovávat osobní údaje pod vedením správce nebo zpracovatele.

Souhlas subjektu údajů
Svobodný, konkrétní, informovaný a jednoznačný projev vůle subjektu údajů, kterým prostřednictvím prohlášení nebo jiného zjevného potvrzení vyjadřuje souhlas se zpracováním svých osobních údajů.

Oprávněný zájem
Právní důvod zpracování osobních údajů spočívající v oprávněném zájmu správce nebo třetí strany, pokud nad tímto zájmem nepřevažují zájmy nebo základní práva a svobody subjektu údajů vyžadující ochranu osobních údajů.

Pověřenec pro ochranu osobních údajů
Osoba jmenovaná správcem v případech stanovených GDPR, která poskytuje poradenství v oblasti ochrany osobních údajů, monitoruje soulad zpracování s právními předpisy a působí jako kontaktní místo pro subjekty údajů i dozorový úřad.

Informační povinnost a práva subjektu údajů Typ: PDF dokument, Velikost: 201.58 kB

Záznam k činnostem zpracování města Zbiroh (423.16 kB)

Informační memorandum o zpracování osobních údajů pro zaměstnance (228.06 kB)

Interní předpis pro plnění práv subjektů údajů (211.35 kB)

Příloha k přijetí požadavku na plnění práv občanů (22.93 kB)